世博园里的美国国家馆，就驻馆工作团队规模而言，是除中国国家馆之外拥有工作人员总数最多的国家馆之一，总人数多达300人。这个庞大的团队分为馆内工作人员和馆外工作人员，馆内工作人员分布在运营管理部、财务部、礼宾部、传讯部、IT部、赞助商关系部、安保部、物流后勤部、娱乐演出部、餐饮部等工作团队中；馆外工作人员包括美国国务院特别工作组、美国驻沪领事馆世博工作组等。作为基础设施部分的IT部门，负责为每天所有团队乃至团队中每个个体进行流畅工作、实现交流分享提供技术保证。

由于筹备时间短，访问量大，美国馆的管理工作在最初时常面临着这样的尴尬：负责重要接待任务的贵宾组因为要同时协调其它三四个不同的工作组，稍有沟通不充分的情况，就出现某国家的总统级官员跟某公司的CEO同时撞在VIP通道里。美国国家馆总裁，首席执行官马文涛（Martin Alintuck）告诉ITValue记者：“随着美国国家馆工作团队的快速发展，团队各个部门都发展有序，但缺乏一个集中的系统进行团队内的信息共享。”

为了更好地协调众多的工作人员工作，美国馆IT团队在微软全球技术支持中心的帮助下实施了新的管理工具，这套SharePoint2010软件帮助工作人员全面了角世博会的大型活动安排、美国馆的活动安排等日常信息，并通过全球范围的可定制的日历系统支持工作人员之间的信息实时共享。马文涛说：“只需看一下日历系统，我们就能清楚地知道在世博园区内任意一天将会举行的活动、我们VIP通道的情况、舞台表演情况和内部会议安排等。”

日历规划功能可帮助美国馆实现有序管理。美国馆世博期间有1,000余场活动，每个月约有3,000位来访VIP，且大多时间分布得比较集中，对日程的有序管理提出了紧迫的要求。

以美国馆总代表大使的日历为例，它可以将总代表所在管理层级所需要关心、了解或出席的演出活动尽收眼底，并帮助总代表大使办公室根据其个人日程确定是否出席。

另外，实现权限层级设置，实现各取所需也是至关重要的内容。数据汇总工具能使各个团队的数据得到集中，向管理层展现更完整的工作图景，管理者可以立即了解到各部门的工作情况以及当前需要完成的任务，使得工作汇报更加直观、有说服力。而为访问者设定权限，使得向不同权限者呈现不同内容的同时，也保护了一些不宜公开的信息。

微软全球技术支持中心亚太区总经理柯文达近两年关注和应用的Web2.0沟通协作方式，也在美国馆的管理中得以应用。美国馆拥有一批数量可观的学生大使，他们来自美国各大高校，很多彼此并不认识，更因为轮班工作制而很难聚集在一起发布信息。但只要有一个登录账号，他们就能通过浏览器接受“网上告示栏”中的相关信息，并能通过图片库提取自己与贵宾的合影，省却了工作人员将照片逐一发给学生的极大的工作量。“我们现在也在尝试在线的自助解决方式，通过利用社区网络平台，在国外比如Facebook、Twitter, 在中国比如人人、开心网、新浪微博来跟客户进行讯息交流。”柯文达说，相对于1.0完全由用户驱动服务来说，2.0的服务便意味着利用更多的信息互动和知识传递，解决问题、分享经验。他认为这是一类不容被忽视的服务平台。

在美国馆的管理中应用的理念只是一小部分，柯文达在过去几年对于Web2.0的关注中，也开始对自己管理的微博全球技术中心进行升级，将Web2.0工具和理念应用到商业环境中。如今，微软的CSS已经在各大博客、社区、SNS网站、IM工具设立页面或添加虚拟客服机器人，既包括Facebook、Twitter这样的国际巨头，也不乏人人网等这样的本地化平台。在柯文达看来，这些Web2.0的平台正是与用户有效互动，实现CSS部门服务升级的最佳媒介。凭借在2.0平台上的虚拟机器人，CSS部门可以直接将问题用户引入微软的官方平台，使其获得最佳解决方案和更好的服务体验。同时收集微软的各类即时信息，归纳、总结用户需求，调查技术的成熟度，按照标准化流程传递至微软的产品、研发等其他部门，可以大大加快产品和业务流程的优化。