招商地产（“招商局地产控股股份有限公司”）最近想将图纸、方案效果图、广告宣传材料、会议资料、请示报告等电子文件资料集中存储。因为所涉及到的文件数量巨大，信息技术部总经理徐国强决定循序渐进，逐步向集中化过渡。他正在寻求可供借鉴的实践和管理经验。

档案管理or内容管理
如果把徐总的这个问题看做是档案管理的话，中信银行股份有限公司总行营业部信息技术部开发处副经理李源认为：“对于档案管理，软硬件技术是基础，而流程是核心。”他具体解释道，“与分散管理相比，集中管理能给企业带来的价值，在表面上体现在管理方式的转变，而实质上则是流程方面的优化。”

而在延锋工贸实业有限公司信息公司总经理李德清看来，徐总的问题属于内容管理(CMS)的范畴，一些OA系统或者Portal自带的文档库、图片库、知识库(Wiki)等都可以满足内容管理的需求。“我们就用ＯＡ进行（类似的）管理。”雅戈尔集团股份有限公司集团副总顾跃君如是说。

集中存储
对于徐国强把文件资料做集中式存储管理的想法，长天科技集团战略咨询部政府行业首席专家谢力民认为，文件资料集中存储实际上是一件信息资源管理的工作，这既是一个信息化项目，更是对业务的一种改进。

要做资料集中存储管理，谢力民认为最重要的是弄清楚业务需求和应用模式。他建议首先要把资料文件的产生过程和使用过程都梳理清楚，并以表格的形式列出来，形成一份信息资源目录。在这个梳理过程中，要明确集中式管理与分布式管理对企业业务的不同影响究竟是哪些，并考虑采取相应的业务规则和制度。这样一来，就会营造出一种有利于集中式管理的工作氛围。

在梳理完业务之后，要把企业对集中式文件资料管理的明确需求列成清单，然后再确定应用模式。要明确如何保证文件资料被方便调用，以什么模式提供文件存取服务，究竟是采用单独的存储管理系统，还是在相关业务系统中开设接口，等等。

“磨刀不误砍柴工。”真维斯CIO钱志航强调，做文件资料的集中式存储管理，只有在细化并确认关键性内容后, 才能形成经济、合理的解决方案。这些关键性内容主要包括:

1﹑集中存储后, 用户希望的应用方式是什么?

2﹑应用单位的网络结构及安全措施是什么? 应用层的系统部署模式是什么?

3﹑资料类别及各类别资料生命周期的界定标准时什么? 各生命周期阶段, 对资料的存储﹑应用等如何定义?

4﹑应用单位现有设备及应用系统组成如何?

5﹑应用单位对数据的应用习惯是什么?
6﹑应用单位IT部门(组织)的制度﹑流程﹑人员结构是什么?

在钱志航看来，虽然集中存储的方式有很多, 但与应用﹑安全﹑现有基础及可持续支持等因素综合考虑后，要拿出来的方案就不单是解决“存储”问题了。集中存储实际上是改变了基础结构,并会对基础之上的一系列支持带来影响。因此, 钱志航认为只谈“存储”并不能解决根本性的应用问题, 反而会出现实施混乱。若要真正制定出一个好的方案, 可考虑组成一个方案小组集中处理。

经验与方案
对于文件资料的集中式存储管理，究竟有哪些解决方案可以借鉴，刚刚做完类似事情的广东威创视讯科技股份有限公司信息管理部总经理李少华认为,问题主要集中反映在分类集中管理的可操作性方面，即分类容易，但可操作性难。李少华总结出来的经验有：

1、 建立新的分类（有条件可以用知识管理系统），规定日期切换；

2、 对于过去的文档，计划由相关部门进行过滤分类，并上传到新的系统；

3、 关注可操作性。

而根据海皮士（北京）网络技术有限公司高级软件工程师熊义强的经验，实施集中存储管理主要分三部分：

1、 文件存储系统，可选择hadoop；

2、 文件检索系统，对文件进行分类，建索引，实现灵活的查询搜索功能；

3、 文件显示系统，对各种文件提供统一的显示Portal，支持各种格式的显示，如图片、PDF、视频等。

具体到实施，李源列出了一些细节内容，如：集中管理后有哪些人要用，如何设定用户权限，如何入库归档，如何借阅，如何备份，电子文件和实物是否需要对应，是否需要建立历史库；如果需要扫描纸制文档的话，如何定义存储格式，如何配置扫描仪，是否需要加密，是否需要内容管理平台等。京信通信系统（中国）有限公司副总监彭志唤还特别提醒，纸质文档电子化后缺乏法律依据。

对于实施方案和产品，盛道管理与技术咨询公司总经理周华胜介绍说，Documentum+Oracle的效果不错。而法国电信北京研发中心首席运营官李亢也提醒到，Documentum对任何公司来说都会是一个价格不菲的系统。上海国际货运航空有限公司信息技术部经理蒋斌出于对Documentary的了解，认为是不错的产品，并且还有基于XML数据库的文档管理系统。

青岛怡之航物流有限公司亚洲IT经理孙亮介绍说自己公司用的是SharePoint，其优点是Windows权限的集中管理，对多分支机构的部署和管理相对简单。在李亢看来，SharePoint可以比较容易地解决办公文档的集中管理，而对于图纸和方案效果图的管理则需要看具体要求，比如文件格式、查阅方式等等。现在越来越多的用户期望以更直观、交互的方式来查看图纸，而不是单纯的图片扫描，所以需要考虑针对不同的需求来选择不同的专业解决方案。