用过电子邮件的朋友大多碰到过这样的情况：收到的某些邮件在签名档的位置会附上几行免责声明，大多以英文书写，这种免责声明在跨国公司的邮件交流中更为常见，似乎已成为其邮件标准格式的一部分。

对于这种已习以为常的邮件格式，青岛怡之航物流有限公司亚洲IT经理孙亮有一日提出疑惑：电子邮件签名中的免责声明有用吗？如果从中国公司发出的邮件，使用国外总公司的电子邮件签名的免责声明，是否有法律效应？而国内是否有相关的法律法规支持电子邮件签名下的免责声明？

在国外，电子邮件附带免责声明的情况极其常见。总部设在纽约的杜威·巴兰坦律师事务所(Dewey Ballantine)发现，英国最大的20家律师事务所的电子邮件签名内容各不相同，长度从40个字以下到300多字不等。英国一家领先的律师事务所的免责声明过于冗长，因此不得不用附件形式发送。杜威·巴兰坦律师事务所的美国税务合伙人兼伦敦办事处主任弗雷德·甘德(Fred Gander)认为：“免责声明理应能在法庭上站得住脚。更重要一点是：公司应确保在通讯中遵循最佳实践，一旦保密信息被分享，就无法从接收者的认识中抹去，哪怕是无意中接收。”

在国内，对于电子邮件的免责声明已有相关法律对之进行规范。一位在某公司做过法律总监的律师说，合同可以有书面、口头、传真和电子邮件等不同的形式，因此员工发送电子邮件，有可能构成合同中的要约和承诺。而实际上，很多公司并没有授予员工有签署合同的权利。如果邮件中附上免责声明，就意味着员工不能用邮件的形式代表公司给予约定或承诺，邮件中约定的承诺只有在签署真正的合同并盖上公章的时候才具有法律效力。

为了避免在习以为常的邮件交流中掉以轻心，惹上不必要的麻烦，电子邮件的免责声明有一些必须注意的写作技巧。

对敏感性电邮，如财务和人事部门发出的邮件，最好给收件人加机密信头。在免责声明中使用收件人姓名和电邮地址合并即可。机密提示应在电邮之首，因为这是收件人最先阅读的部份。把提示放在信尾意味着收件人先阅读邮件，然后才发现自己不该阅读这份邮件，这于事无补。

通常不同的企业都会根据自己的情况撰写不同的免责声明，在公司内部，各个部门也有必要根据自己的需要使用不同的免责声明。比如，销售部门需要注明所有报价只在30天内有效，公司的付款条件适合所有订单等注意事项。如果是秘书部，可能要注明发件人只是为经理发信，经理必须确认任何协议 (最好报上经理大名，和用合并字段输入名字)。而财务人事部门的邮件多有机密性质，因此需要在免责声明中强调机密性。

在内部邮件加免责声明同样重要，因为许多官司都是因为攻击性邮件的内部传播而起。内部免则声明应与外有别，因为针对的问题不同。例如，内部邮件在病毒和合同问题上关系不太大，但是机密性和员工法律责任是免责声明需要重点强调的。公司内部各部门可以创建一份通用免责声明，附于每个内部邮件，也可以根据用户/部门创建。比如，帮助服务台的免责声明和人事部的免责声明就会大相径庭。

根据工作性质不同，公司也可以要求员工使用个人免责声明。某些用户，如主任和管理员等，可能声明他们的意见只代表本人，而不代表公司。除此之外，经常发送附件的用户需有电邮传播病毒的警告。
最后，可以根据电子邮件的敏感程度，选择把免责声明置前或置后。敏感性电邮声明最好置前，普通电邮最好置后。如果需要签名，最好是置于最新的正文之后。

来自ITValue社区的建议：
当公司内部已经对信息进行了分级和控制措施纳入信息安全体系时，电子邮件的法律效应对外应该也是有效的。
──陈其伟 独立CIO

电子邮件的签名以及免责声明的文字最好不要太多，以免“副业”超过“主业”。
──Daniel Huang 熙可国际贸易有限公司IT总监

算上“免责声明”，有的电子邮件下面附加的内容竟有近十行之多,还加上诸如“为了环境保护，请在打印之前考虑一下是否绝对必要”等内容。这可能也是“病毒营销(Viral Marketing)”的一种手段，对外部人是需要的，但对内部人似乎就可以免了。
── 杜建成 江苏道吉面料有限公司(西班牙独资)IT经理