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企业2.0时代的协同软件

作者:赵建凯 / 日期:2010-04-05

Local Motors制造车间,是美国首个完全对外开放零部件并进行正规化生产的汽车制造企业,被认为是企业2.0时代下的典型代表。

Local Motors聚拢了各行各业、形形色色的设计参与者,其中有学生、工程师、设计师,有些甚至只是狂热的汽车爱好者。这些人虽然不在同一间办公室里,甚至不在同一个时区、同一个国家内,但通过互联网和协同软件,他们可以随时提交和讨论设计稿,详述车辆外形还有自己能够制造的部分。

企业2.0是指企业或组织借助信息技术实现和谐、透明、高效的协作工作模式,其核心思想是沟通和协作,而要想实现快速、有效的沟通,协同技术(软件)是关键。

伴随着世界扁平化、经济全球化,新时代下的企业在想方设法降低生产成本、提高生产力的同时,更多的是思考如何在尽量短的时间内为客户提供更贴心、更合适的服务和产品。这时候,企业就更加重视人(设计人员、生产人员、销售人员、市场人员等)在企业中的主观能动性。

让企业更贴近市场和客户需求,以便提供更贴心的服务和产品,企业需要做的不仅仅是要把优化内部的人的资源,更重要的是考虑如何把内部的人与外部的客户集成在一起。通过协同技术(软件)工具,加强企业内员工之间、业务流程之间,企业外与合作伙伴之间的沟通和协作,实现更快捷、更及时、更完整的信息传递。

不能把协同软件简单地等同于企业里的OA软件。传统OA软件不过是针对企业中办公室这类部门业务(如公文、考勤之类的)的解决,而协同软件更倾向于将整个企业组织(而不是一个个部门)作为一个整体去考虑,并最终以人(而不是类似采购员这样业务角色)为中心展现功能和应用。

用IBM公司软件部大中华区品牌市场经理李杰的话说,协同是一个“大OA”的概念,而协同软件是企业中仅次于ERP的一个重要系统。除了ERP所擅长的结构化数据计算,企业组织内对任何人的协调、沟通、分享之类的愿望或行为都可以通过协同软件来完成,无论组织成员是在本地或者分散在地球的任何一个角落。

协同软件旨在通过与企业内的ERP、PDM、CRM、SCM等系统相互整合,实现数据的积累和共享,为企业组织实现全方位立体的统一管理。

以ERP系统为例,在协同软件整合时,主要包括三方面:

1、界面层集成,主要指系统管理上的集成,包括用户验证(含单一登录,即SSO),帐号密码维护等;
2、数据层集成,主要指不同系统之间的数据交流,包括数据查询、报表统计展现等;
3、功能层集成,主要指不同系统之间的功能相互调用,数据相互流动,如流程集成、数据交互等。

整合之后,补充了ERP流程和协作功能的不足。在协同系统中,可以将ERP系统数据产生、审核等流程信息进行记录跟踪,弥补了ERP系统对数据形成前与形成过程不能进行跟踪的不足,有利于管理控制ERP系统数据申请流程 。由于利用了协同软件的使用范围广泛、操作简单的特点,有效地减少了ERP系统客户端数量,减轻了ERP系统负担,并大大节省了系统使用与员工培训的成本。

协同软件可以通过接口随时刷新并呈现ERP系统中的关键数据,也可以在协同软件中审批表单并传递到ERP系统中。这样一来,就可以让企业中没有IT技术背景的管理者能随时掌握全局。

无论管理者准备采用ISO9000建立标准也好,推进战略绩效也好,或者追求组织文化建设,那些共性或个性的管理思想和手段总是可以被解构为表单、流程、文档后顺畅自如地运转在协同管理平台上驱动组织中的任何一个角色。更加绝妙的是,那些抽象层面的管理价值观——行为管理、过程监控、结果导向等诉求也能通过协同软件的使用被看到和感知。

本文标签: IT项目管理 OA与协同 CRM ERP

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